TUGAS ERP-1

BAB I PENDAHULUAN

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Enterprise Resource Planning yang lebih di kenal ERP, kalau kita artikan secara kata per kata dan coba di cari di kamus akan berbeda jauh artinya dengan sebenarnya. ERP itu merupakan sistim terintegrasi yang mempunyai tujuan merangkum bisnis proses yang ada sehingga menjadi satu kolaborasi yang effisien dan effektif dan sistim tersebut di dukung dengan teknologi informasi dan dapat menghasilkan informasi yang menunjang perusahaan menjadi lebih kompetitif.

Melihat sangat pentingnya peranan ERP, maka kita perlu mengetahui penerapan ERP yang telah dilakukan oleh perusahaan sehingga akan lebih terlihat jelas fungsi ERP yang sebenarnya dan dapat digunakan sebagai pembanding dengan perusahan lain.

Pada bab selanjutnya, akan dijelaskan contoh yang dapat ERP lakukan seperti dalam kasus di produksi, dimana antara jadwal produksi dengan bahan yang ada dan kebutuhan produk yang akan diproduksi dimana ketiga proses itu harus dilakukan secara effisien dan effektif . contoh effisien adalah dari segi waktu dan effektif dari segi optimasi dalam proses produksi dimana sebagai contoh meminimalkan WIP. Ini hanya sebagian contoh dari salah satu tugas ERP.

BAB II TINJAUAN TEORI

2.1 Pengertian
ERP merupakan sistim terintegrasi yang mempunyai tujuan merangkum bisnis proses yang ada sehingga menjadi satu kolaborasi yang effisien dan effektif dan sistim tersebut di dukung dengan teknologi informasi dan dapat menghasilkan informasi yang menunjang perusahaan menjadi lebih kompetitif.

2.2 Modul ERP
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia.
1. Modul Operasi
General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.
2. Modul Finansial dan Akunting
General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.
3. Modul Sumber Daya Manusia
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

2.3 Keuntungan penggunaan ERP
1. Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.

3. Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda
4. Keuntungan yg bisa diukur
a. Penurunan inventori
b. Penurunan tenaga kerja secara total
c. Peningkatan service level
d. Peningkatan kontrol keuangan
e.Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

2.4 Memilih ERP
Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk. ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain. Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat. Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada. Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif. Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’. Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal.

Tiga Syarat sukses memilih ERP adalah sebagai berikut:
1. Knowledge
Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar.
2. Experience
Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup
3. Selection Methodology
Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP.

Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software

1. Analisa Business Strategy
§ Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
§ Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
§ Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
§ Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
§ Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
§ Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
§ Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

2. Analisa People
§ Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP?
§ Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
§ Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
§ Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?
§ Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?
§ Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?


3. Analisa Infrastruktur
§ Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)
§ Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
§ Apa infrastruktur yang harus disiapkan?
4. Analisa Software
§ Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
§ Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari
§ Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia
§ Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan

2.5 Implementasi ERP
Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:
ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.

A. Gagalnya ERP
§ Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
§ Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
§ Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
§ Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

B. Tanda-tanda kegagalan ERP
§ Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:
§ Kurangnya komitmen top management
§ Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
§ Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
§ Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
§ Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
§ Kesalahan penghitungan waktu implementasi
§ Tidak cocoknya software dgn business process
§ Kurangnya training dan pembelajaran
§ Cacatnya project design & management
§ Kurangnya komunikasi
§ Saran penghematan yang menyesatkan

C. Software ERP
Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source, adalah sebagai berikut:
§ Dynamics-Axapta
§ Compiere
§ ORACLE
§ JDE
§ BAAN
§ MFGPro
§ Protean
§ Magic
§ aLTiUs
§ SAP
§ Onesoft
§ IFS
§ ELLIPS

2.6 Enam Bisnis Utama dalam ERP


Menurut Michael D dan Robert J. Vokura , business process di ERP terdiri dari 6 bagian besar yaitu quote to cash, procure to pay, plan to perform, manufacturing operations, product life cycle dan financial management. Secara ilustrasi dapat dilihat gambar di atas.

§ Quote to cash :
Dimulai dari identifikasi pelanggan yang qualified dimana pelanggan tersebut membutuhkan produk /jasa yang di hasilkan sampai penerimaan pembayaran dari pelanggan tersebut.

§ Procure to pay:
Dimulai dari order pemesanan ke supplier/vendor sampai pembayaran ke supplier/vendor

§ Plan to perfom:
Didalamnya terdapat demand forecast, material plannning, capacity planning dan distribution planning. Kalau dilihat dari ilustrasi diatas proses ini meliputi kelima proses lainnya karena dalam proses planning dibutuhkan informasi laiinya seperti salah satu contoh untuk merencanakan demand forecast sangat dibutuhkan data inventory yang ada.


§ Manufacturing operations:
Dimulai dengan menerima pesanan (order) dari pelanggan sampai produk/jasa dikirim ke pelanggan. Ada tiga tipe proses di manufaktur yaitu : discrete, lot-based dan flow (process)

§ Product life cycle:
Didalamnya mengatur dari konsep produk / jasa sampai sudah tidak di produksi (obsolete) dan juga terdapat informasi produk/jasa revisi,upgrade . Jadi intinya disini terdapat semua informasi produk / jasa.

§ Financial management:
Didalamnya ada AR, AP, General Ledger, Fixed Asset dan standar pelaporan keuangan.

2.7 Perbedaan process improvement, redesign dan re-engineering


Sebelum berbicara perbedaan sebaiknya dicari persamaannya. Inti persamaan dari ketiga istilah diatas adalah suatu proses perbaikan dari proses bisnis dikarenakan ada suatu perkembangan kebutuhan dari pelanggan(customer). Menurut John MacDonald (lihat gambar diatas) dari majalah TQM Magazine , salah satu perbedaan mencolok adalah tingkat perubahan dan hasil yang dicapainya.


§ Proses Improvement:
Contoh dari golongan ini yaitu TQM, kaizen dan continuous improvement dimana menekankan pada perbaikan proses yang sudah ada, tidak terlalu besar dan didalam lingkup fungsional. Metode ini sangat ampuh untuk memperbaiki budaya kerja dan dapat cepat dilihat hasilnya sehingga dapat mendorong motivasi.

§ Process Redesign:
Menekankan perbaikan proses disuatu fungsi besar dimana sangat berhubungan dengan banyak department. Sebagai salah satu contoh process redesign dari fungsi financial dimana terdapat tiga sub fungsi yaitu AR, AP dan General Ledger . Ketiga sub fungsi ini sangat behubungan dari satu departemen dengan departemen lainya seperti bagian purchasing, finance, QC, warehouse seperti pada kasus pembelian bahan baku.

§ Business process re-engineering:
Menurut Michael Hammer dan James Champy dalam bukunya Re-engineering the Corporation menyatakan " Suatu pemikiran mendasar dan redesign secara radikal dari proses bisnis untuk mencapai perbaikan yang dramatis dalam ukuran kinerja sesuai dgn keadaan masa kini dan masa datang seperti biaya, kualiatas, service dan kecepatan". Proses disini bukan suatu langkah kecil tapi lompatan besar sebagai contoh perbaikan product development cycles mencapai 50 %, Order to delivery time dari satu bulan menjadi satu hari .

2.8 Contoh Proses Bisnis di Manufaktur
Gambar di bawah ini merupakan contoh gambaran besar dari proses bisnis di bidang manufaktur.


2.9 Business Process Life Cycle
Kelanjutan dari bahasan apakah business process perlu di kelola ? Sekarang akan timbul lagi pertanyaan sebenarnya apa yang dikerjakan dalam business process life cycle ? Sudah banyak penelitian mengenai business process life cycle . Salah satunya model yang dikembangkan Victor Portougal dan David Sundaram dimana mereka menbagi 3 tahap yaitu diawali execution of process in real world, tahap ke dua adalah descriptive modeling (as - is) dan tahap ketiga adalah prescriptive modeling (lihat gambar di bawah). Tahap pertama menjadi tahap kedua dilakukan proses identifikasi dimana tugasnya adalah proses mendefinisikan seperti apa proses yang ada.
Dan dari tahap kedua menjadi tahap ketiga akan melalui proses analisa dan improvement . Kemudian setelah model bisnis di buat maka di kembalikan lagi ke real world, dimana akan ada proses implementasi. Tahapan ini akan berputar terus menerus sampai business process semakin efisien dan efektif sehingga menjadikan organisasi yang kompetitif.


Apakah business process perlu dikelola ?
Pertanyaan ini cukup sederhana tapi jawabannya akan mempengaruhi kinerja dari suatu organisasi. Organisasi yang berkembang akan sangat dimungkinkan terjadi perubahan business process. Perubahan organisasi dipengaruhi dua faktor utama. Faktor pertama adalah internal, faktor ini biasanya merupakan tantangan dari CEO untuk menjawab pertanyaan, Apakah kinerja kita sudah optimal? Apakah kinerja kita sudah efisien? Sedangkan faktor kedua adalah eksternal dan ini merupakan tantangan dari pasar dimana bagaimana perusahaan lebih kompetitif. Karena kita tidak bisa menghindari dari semua itu maka sangat penting dalam perusahaan ada pengelolaan bisnis proses yang baik. Ada beberapa perusahaan melakukan continuous improvement tahunan tapi ini sifatnya lebih cenderung per departmen.

Tapi apakah kita dapat melihat secara keseluruhan dan dapatkah kita dapat melakukan simulasi secara keseluruhan? Jawabannya bisa - bisa aja, tapi butuh usaha yang banyak. Sudah banyak teknik untuk menjawab ini, salah satu contoh nya adalah Business Process Management dimana merupakan salah satu metodologi pengelolaan proses bisnis. Sekarang juga sudah banyak aplikasi (software) yang dapat membantu kita dalam mengelola ini. Tapi sekarang ada pertanyaan lagi , apakah dengan mengimplementasikan aplikasi BPM sudah dapat memberikan solusi? Jawabnya belum tentu. Business Process adalah salah satunya merupakan cara kerja, budaya dari organisasi, maka sangat diperlukan adalah komitmen dari BOD dan semua individu di organisasi dalam pengelolaan bisnis dengan tujuan yang di sepakati. Jadi kesimpulan adalah dalam pengelolalan bisnis di perlukan komitmen dari kita semua yang ada di organisasi sesuai kesepakatan mau kemana organisasi di bawa salah satu nya tertuang di strategi bisnis .

2.10 Tips Berbelanja IT
Berbelanja sangat menyenangkan . Beberapa orang yang mempunyai kegemaran belanja. Salah satu alasan senang berbelanja karena dapat menghilangkan stress, agar selalu update dengan mode, atau malah dapat menaikan gengsi . Tapi untuk alasan - alasan diatas tidak disarankan untuk berbelanja dalam hal IT . Ada beberapa tips untuk berbelanja IT, apalagi proyek yang akan di laksanakan adalah cukup besar, sulit. Saya coba menjelaskan tips belanja yang perlu di pertimbangkan dengan proyek yang besar sebagai berikut:

1. Project yang besar maka mempunyai resiko yang besar juga . Kegagalan sangat mudah kita buat tapi sukses tidak mudah dicapai, khususnya dengan proyek yang besar atau sulit. Untuk sukses, perusahaan harus mempunyai tujuan realisitis, bisnis yang rasional dalam hal ini bisnis yang akan di implementasikan dan ketekunan
2. Project Management sangat penting dan utama dalam proyek yang besar. Project management betugas mengatur sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan dengan biaya dan waktu yang telah disepakati.
3. Referensi, perusahaan perlu mendapatkan referensi perusahaan lain yang telah di diimplementasikan oleh vendor tersebut. Perusahaan yang di referensi diusahakan mempunyai karakteristik yang sama tapi kalau tidak sama maka dapat dipelajari lebih jauh. Hal ini untuk mengurangi resiko dikemudian hari.
4. Metode pembayaran diharapkan tidak dilakukan sekaligus , tapi dilakukan dengan tahapan - tahapan penyelesaian proyek yang telah di sepakati . Dengan demikian kita dapat mengontrol progress vs biaya yang dikeluarkan.
5. Perusahaan harus tahu berapa biaya awal yang akan dibebani dan harus dapat memperkirakan biaya yang akan terjadi dikemudian hari. Yakinkan bahwa proyek tersebut akan tetap sesuai dengan bisnis dan ada keuntungan untuk perusahaan .
6. Proyek yang besar sebaik nya di lakukan oleh orang - orang yang sudah berpengalaman dalam menangani proyek yang sejenis. Cobalah lebih realistis dalam memilih orang yang akan memimpin proyek.

2.11 Project Manager yang Ideal
Dalam project implemenasi ERP di perlukan beberapa point yang penting atau harus ada di seorang project manager yaitu.
1. Pengetahuan yang dalam mengenai sistem ERP, seorang PM minimal mengetahui dasar implementasi, fase-fase implementasi, Critical Success Factor (CSF), bisnis proses dan jangan lupa masalah legal
2. Kemampuan untuk dapat mengatur dan memotivasi team . Kemampuan ini sangat diperlukan karena biasanya team member terdiri dari beraneka keahlian, tingkatan, lintas departemen juga lintas perusahaan. Dengan kondisi diatas sangat mungkin terjadi konflik dan tekanan. Diharapkan seorang project manager dapat 'mendinginkan'.
3. Kemampuan memahami bisnis dan keahlian teknis. Kemampuan ini sangat di butuhkan karena seorang project manager akan dihadapi persoalan-persoalan yang sulit dan perlu diputuskan dengan cepat dan benar agar project tetap jalan 'on track'. Untuk keahlian teknis disesuaikan dengan tipe projectnya .
4. Kemampuan menggunakan tool project management. Kemampuan ini adalah syarat yang di haruskan, karena seoarang project manager harus mampu membuat perencanaan, monitoring , dan segala hal yang dasar di dalam project management.
5. Kemampuan berorganisasi. Kemapuan yang utama dari ini adalah kemampuan memimpin , biasa berorganisasi dan berkomunikasi.

2.12 Critical Succes Factor untuk implemantasi ERP
Sukses adalah hasil dari suatu strategi dan usaha, tidak datang dengan kebetulan. suskes dalam meng ' Go Live' ERP juga perlu strategi dan usaha. Banyak tulisan mengenai critical succes factor untuk mengimplementasikan sebuah enterprise system. Didalam jurnal tersebut point-point Critical Success Factor (CSF) untuk implementasi ERP adalah:

1. Management support, dukungan dan komitmen dari top management sangat di butuhkan dari sebelum project dimulai sampai setelah project selesai atau sudah.
2. Keterlibatan orang-orang yg berkompeten dalam bidang nya secara full time .Kenapa harus full time yaitu agar lebih fokus.
3. Diberikan wewenang untuk memberikan keputusan, wewenang disini berarti di berikan nya delegasi untuk dapat memutuskan sehingga keputusan yang akan lebih cepat tapi harus dilakukan oleh orang yang kompeten.
4. Delivered date, Jadwal yang realisitis dan tetap harus selalu di monitor perkembangan dan kemajuannya.
5. Champion, agen perubahan dimana selalu ber ' promosi ' mengenai sistem yang baru dan bertugas untuk sebagai 'pendengar' sehingga menjadi koreksi dalam implementasi.
6. Vanila ERP, istilah saja agar implementasi ERP hanya melakukan sedikit Customize. kenapa sedikit karena untuk memudahkan upgarade software.
7. Ruang lingkup yang tidak terlalu besar, sangat baik dilakukan dengan ruang lingkup yg tidak terlalu besar dahulu agar lebih effektif & effisien . Hindari "Big Bang" project.
8. Definisi tujuan dan ruang lingkup, ini salah satu terpenting karena Steering Committee mendefinisikan tujuan & ruang lingkup yang jelas. ini sebenar nya merupakan inti dari mau kemana kita nanti nya. ini semua harus benar - benar di pahami oleh seluruh anggota project. Apabila gagal mendifinisikan secara benar maka biasa nya project akan menjadi terlambat dan akhir nya ujung - ujung nya cost nya juga naik.
9. Komposisi team yang seimbang, komposisi yang seimbang dari bisnis analis, technical expert dan user yang ikut dalam implementasi dari internal dan external perusahaan.
10. Commitment to change, ketekunan dan ketabahan dalam menghadapi masalah yang terjadi selama implementasi.

BAB III
CONTOH PENERAPAN ERP

PERANCANGAN PENJUALAN DAN PERENCANAAN PRODUKSI YANG TERINTEGRASI DENGAN MENERAPKAN TEKNOLOGI ENTERPRISE RESOURCES PLANNING PADA PERUSAHAAN FURNITURE, CONSUMER GOOD DAN ELEKTRONIK

Banyak perusahaan mengalami kegagalan pada saat awal mengimplementasikan enterprise resources planning (ERP). Berdasarkan studi kasus pada perusahaan furniture, consumer good dan elektronik yang telah mengimplementasikan ERP, kesulitan yang ditemui adalah dalam mengintegrasikan sistem penjualan dan perencanaan produksi, serta waktu implementasi yang relatif lama. Dari pengalaman di lapangan, keberhasilan implementasi ditentukan oleh perbaikan berkelanjutan untuk menyesuaikan antara sistem ERP dan kebutuhan rill perusahaan.

PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi berpengaruh terhadap perkembangan dan persaingan industri. Suatu industri memerlukan tools sebagai komunikasi dengan mengirimkan atau menerima informasi secara efisien dan efektif. Secara umum komunikasi antara departemen penjualan dengan departemen perencanaan produksi dilakukan melalui penyerahan sales order baik secara lisan maupun secara tertulis. Dalam menumbuhkan kekuatan persaingan perusahaan perlu melakukan integrasi antara kedua departemen secara otomasi data dengan mengadopsi suatu teknologi informasi yakni enterprise resources planning (Bergestrom & Stehn, 2004), sehingga proses bisnis kedua bagian dapat menggunakan sumber data sama.

Permasalahan yang timbul adalah bagaimana cara mengintegrasikan kedua bagian secara konsep dan sistem agar menjadi jelas antara aktivitas, dan transfer data dengan benar. Kemudian bagaimana cara untuk mengimplementasikan ERP sehingga sesuai dengan keadaan riil perusahaan dengan faktor-faktor yang ada (Sun, Yazdani & Overend, 2005).

FUNGSI-FUNGSI DASAR ENTERPRISE RESOURCES PLANNING
Perbedaan utama antara budaya lingkungan proses manufaktur dengan implementasi sistem ERP terdapat pada fungsi-fungsi dasar dari bisnis proses perusahaan. Keunggulan dari penerapan ERP bagi banyak perusahaan yakni pengurangan inventori, pengurangan biaya material, pengurangan biaya tenaga kerja, peningkatan pelayanan terhadap pelanggan dan penjualan, serta peningkatan kontrol terhadap keuangan perusahaan (Hamilton, 2002). Untuk mencapainya maka perlu dipahami fungsi-fungsi dasar ERP yakni :

1. Mendefinisikan Produk
Implementasi sistem ERP memberikan dua pendekatan definisi dalam membentuk suatu produk yakni standard product dan custom product. Akan tetapi banyak perusahaan manufaktur membutuhkan kedua pendekatan tersebut untuk mendefinisikan produk perusahaannya. Suatu standard product mempunyai struktur berupa beberapa item dasar yang didefinisikan oleh bill of material dan routing yang terdapat pada manufaktur untuk item tersebut. Pendekatan terhadap standard product baik diterapkan untuk permintaan yang berulang dan mempunyai inventori.
Sedangkan custom product hanya mempunyai sebuah item utama (didefinisikan berdasarkan jenis custom product atau model item). Pendekatan ini dapat dibantu dengan mendefinisikan konfigurasi. Setiap konfigurasi secara normal didefinisikan dengan konteks pada quotation.
Pendekatan custom product hanya terjadi pada sekali permintaan dan tidak terjadi order lagi sehingga inventori tidak diperlukan.

Kedua pendekatan diatas tidak dapat memberikan dengan pasti mengenai definisi produk, karena kadang-kadang standard product dapat juga digunakan pada model pendekatan custom product dengan kombinasi yang terbatas pada persepsi kebutuhan peramalan daripada sales order. Memilih pendekatan pendefenisian produk merupakan langkah pertama dalam kemampuan menerapkan ERP sistem.

2. Strategi produksi untuk mengantisipasi kebutuhan sesuai permintaan.
Strategi produksi digunakan untuk mengantisipasi agar terjadi keseimbangan antara pemasok material dan kebutuhan aktual pesanan. Ada dua kategori yang disarankan yakni make to stock dan make to order. Make to stock hanya dipakai untuk standard product sedangkan make to order digunakan pada kedua definisi produk yakni standard product dan custom product. Perbedaan pada strategi produksi make to order digambarkan pada tenggang waktu pengiriman untuk proses item produk dan persediaan material. Item produksi make to stock telah tersedia dan berada pada gudang barang jadi untuk mengantisipasi permintaan aktual lainnya. Pada make to stock definisi produk yang digunakan adalah standard product.

Produk dapat dilakukan dengan waktu pengiriman yang lebih pendek karena telah tersedia di gudang barang jadi sehingga tenggang waktu (lead time) lebih kecil dari make to order. Make to order adalah membuat suatu produk sesuai dengan pesanan. Pada strategi produksi make to order definisi produk yang digunakan adalah standard product dan custom product. Variasi yang mungkin timbul pada make to order adalah bagaimana mengantisipasi level persediaan komponen atau material, serta bagaimana dapat memenuhi order-order yang masuk ke perusahaan. Make to order dapat dibagi atas : Assembly to order, build to order, completely make to order dan engineer to order.

3 Menentukan Tipe hubungan antara sales order dan supply order.
Apabila menggunakan strategi produksi make to order untuk memenuhi permintaan pelanggan, maka didapatkan suatu tipe hubungan antara sales order dengan kebutuhan material secara langsung. Contohnya dalam pembuatan sebuah prototype yang membutuhkan material spesifikasi tertentu, begitu terjadi perubahan jumlah order maka secara otomatis memerlukan kebutuhan material tambahan dengan spesifikasi yang sesuai.

Penentuan tipe hubungan, berfungsi untuk menentukan : kapan material dibutuhkan, berapa jumlah material yang dibutuhkan, apakah masih ada stock material dan masih perlu dilakukan order kebutuhan material. Strategi produksi make to order menggunakan definisi produk sebagai standard product dengan tipe hubungan langsung dan tidak langsung.

4 Pendekatan terhadap proses produksi praktis.
Pendekatan proses produksi secara praktis bertujuan untuk mengurangi tenggang waktu dalam melaksanakan proses produksi. Pengurangan ini dapat dilakukan dengan menyederhanakan alur proses material dan rute pengerjaan produk di lantai produksi.

5 Pendekatan sistem penjadwalan yang baik.
Kemampuan untuk menentukan penjadwalan secara baik di industri manufaktur sangat dipengaruhi oleh kedinamisan dari jadwal yang ditentukan. Kedinamisan ini dipengaruhi oleh jumlah order, ukuran order, kapasitas produksi, keterbatasan sumber daya perusahaan dan aturan-aturan lainnya.

MERANCANG INTEGRASI PENJUALAN DAN PERENCANAAN PRODUKSI
Perancangan enterprise resources planning membutuhkan suatu sistem yang tepat dan jelas dalam aktivitasnya di perusahaan. Aktivitas yang ada pada perusahaan secara umum ditentukan dengan pendekatan bisnis prosesnya. Pendekatan bisnis proses ini pada teknologi enterprise
resources planning dihubungkan atau diintegrasikan antara modul sales dan planning production. Hubungan ini terlihat pada Gambar 1.

Penerapan integrasi secara bisnis proses dapat dengan mudah dilakukan secara konsep dan hubungan yang jelas, sedangkan kebutuhan perusahaan dalam penerapannya sangat beragam (Dechow & Mouritsen, 2005). Oleh karena itu setiap perusahaan mempunyai strategi produksi
yang berbeda, tipe produksi yang berbeda, hubungan langsung atau tidak langsung antara sales order dan supply order, Bill of Material yang berbeda, pendekatan order melalui forecasting atau order kosumen untuk perencanaan produksi, dan kasus-kasus khusus antara lain adanya komponen material di produksi untuk banyak item dan proyek perusahaan.

Setiap perusahaan mempunyai salah satu dari pendekatan tipe-tipe diatas untuk menerapkan integrasi antara sales dan production planning.

A. Studi Kasus Pada Perusahaan Furniture
Perusahaan furniture ini menerapkan ERP SAP R/3 Juni 2000, dan produk perusahaan didefenisikan sebagai standard product. Pada perusahaan furniture ini telah mengimplementasikan ERP dengan beberapa kali perubahan akibat kendala-kendala kemampuan sumber daya yang kurang memadai dan tujuan dari perusahaan yang kurang sesuai. Adapun tipe integrasi sales dan production planning penerapan ERP perusahaan furniture terlihat pada Tabel 2.
Tahap pertama diterapkan pada perusahaan furniture mengalami kendala dasar pada kemampuan sumber daya manusia yang tidak memadai, kemudian dialihkan dengan tahap yang kedua selama enam bulan peralihan, akan tetapi masih cukup sulit bagi perusahaan karena adanya hubungan secara langsung antara sales order dengan supply order. Setelah itu dirubah ketahap ketiga, ternyata hal ini cukup baik dan dapat dilaksanakan bagi perusahaan akan tetapi kurang fleksibel dalam penerapannya. Kemudian dilakukan pendekatan tahap yang keempat dan
ditetapkan sebagai tipe yang tepat bagi perusahaan.

B. Studi Kasus Pada Perusahaan Consumer Good.
Proses produksi pada perusahaan ini dilakukan secara massal dan kemudian distock pada gudang barang jadi dimana ragam item produk relatif sedikit. Tahap proses selanjutnya dilakukan pengiriman ke area pemasaran perusahaan. Tipe yang diterapkan pada perusahaan consumer
good terdapat pada Tabel 3.

Pada perusahaan ini tipe pendekatan untuk penerapan ERP langsung sesuai dengan kondisi rill perusahaan.

C. Studi Kasus Pada Perusahaan Elektronik
Strategi proses produksi pada perusahaan ini sesuai permintaan distribusi dalam jumlah produk yang besar. Produk yang selesai diproduksi akan diserahkan kepada konsumen melalui saluran distribusi perusahaan.

BAB IV
RESUME

Adopsi konsep dan implementasi enterprise resources planning (ERP) pada perusahaan manufaktur akan memberikan efisiensi dan keuntungan. Penentu dasar keberhasilan implementasinya adalah penentuan integrasi antara sistem penjualan dengan sistem perencanaan produksi. Berdasarkan studi kasus pada perusahaan furniture terdapat empat kali perubahan penentuan hubungan integras sistem penjualan dengan sistem perencanaan produksi, consumer good adanya ketepatan dan kegunaan yang langsung sesuai dengan tujuan perusahaan, sedangkan pada industri elektornik terdapat satu kali perubahan penentuan integrasi antara sales dan production planning. Pada penerapannya diperlukan perbaikan berkelanjutan untuk menyesuaikan antara sistem ERP dan rill perusahaan.